Strak draaiboek
Uitgangspunt van de gehele operatie was een strak draaiboek van FAIT (For All IT Services), AMCS en onszelf. Hoe heeft men het aangepakt? Velthuizen: “Samen met AMCS, de projectmanagers, de gebruikers en FAIT hebben we een planningsdocument opgesteld. Met duidelijke ijkpunten: wanneer willen we live, wanneer moeten we live? In dat document zijn verder alle strategische taken bepaald en staat beschreven wat er allemaal gecontroleerd moet worden. Kortom: een uitgebreide planning met alle risico’s en kansen. Dat hebben we zo grondig aangepakt dat we voor elk scenario wel een oplossing hadden. Het was onze eerste update, dus we hebben er heel zorgvuldig en langdurig naar gekeken met de mensen van AMCS en FAIT. Een geheel nieuw ervaring voor ons en dus een uitdaging. Vandaar het diepgaande rapport dat we hebben gemaakt om op de minuut te zien of we moesten bijsturen. Uiteindelijk is alles heel goed verlopen en waren we zeer content.”
Soepele migratie
Sinds 2015 wordt in Utrecht gewerkt met CLEAR. Velthuizen: “De 9.3 was onze eerste versie en nu was het echt tijd om over te gaan op de meest recente versie. Het is de bedoeling dat we vanaf nu de updates van AMCS gaan blijven volgen. Terugkijkend op de migratie: die is heel soepel verlopen, daar waren we heel tevreden over. Er is van vrijdagavond 7 uur tot zondagavond 7 uur goed doorgewerkt. Iedereen heeft gedaan wat hij of zij moest doen. Er waren wat technische issues; die hebben we opgelost. Daar waren we heel blij mee. Ook met de rol van FAIT Services die als hosting partner de daadwerkelijke migratie hebben gedaan: de software updaten, de data migreren, verbindingen leggen en testen. Daarna namen wij het stokje over om nogmaals te testen. FAIT moest zorgen dat de applicatie op het juiste moment aanroepbaar is. Het strakke draaiboek was bijna op de minuut geregisseerd en is tot op de minuut gevolgd.”
Absoluut succes
Van AMCS was een aantal mensen beschikbaar om data te testen na het updaten van de software. Velthuizen: “Draait hij naar behoren? Zijn alle koppelingen gelegd? En heel rudimentair is getest of de applicatie volgens specificatie beschikbaar is. Uiteindelijk mag de migratie absoluut een succes worden genoemd. De maandag na de overgang bleek dat veel gebruikers eerst niet door hadden dat er nieuwe software was geïnstalleerd. Zo glad is alles verlopen. Even later kwam men er dan achter dat sommige zaken soepeler liepen dan voorheen. In de testfase hebben alle betrokkenen hun deel kunnen testen. Storingen die optraden heeft AMCS opgelost. Van voor naar achter en van onder naar beneden is het hele systeem tegen het licht gehouden. Vandaar dat er besloten is: we kunnen live. Het Master Testplan was voor ons echt heel belangrijk om onze stappen te bepalen. Zonder dat plan wilden we niet over. Alles was immers nieuw voor ons.”
Betrouwbaarder en stabieler
Een van de functionaliteiten die CLEAR 9.8 direct voordeel gaat opleveren is de directe koppeling met SAP. Velthuizen: “Er is wordt nu tweerichtingsverkeer tot stand gebracht, een heel gunstige ontwikkeling. Het nieuwe systeem is betrouwbaarder en stabieler. Er wordt minder geklaagd over vertraging. Verder zitten er bepaalde handigheden in waardoor sommige taken sneller kunnen worden uitgevoerd. Dit zijn belangrijke overwegingen geweest om over te gaan. Als alles wat ons in positieve zin te wachten staat bewaarheid wordt, dan is CLEAR 9.8 een sterke oplossing met duidelijk toegevoegde waarde. Dat is nu nog wat voorbarig, ook al is de eerste indruk zeer positief. Ook gunstig is hoe men het gebruik van de nieuwe software ervaart. Er moeten nog wat verbeteringen worden doorgevoerd. Maar de overgang is naadloos en zonder fouten verlopen. Er zijn geen extra moeilijke handelingen bijgekomen. En met het vooruitzicht dat sommige zaken makkelijker worden is dit echt een vooruitgang.”
Efficiëntere bedrijfsvoering
Velthuizen: “Onze doelen zijn uiteindelijk een efficiëntere bedrijfsvoering, kwalitatief betere dienstverlening en minder fouten in de operatie. Daar moet CLEAR 9.8 ons mee helpen. Innovatie rond dit product is dan ook van wezenlijk belang. Het gaat er met name om dat we taken handig kunnen standaardiseren. Dat onze mensen zich die taken snel eigen kunnen maken en dat ze vrij in hun (onverstaanbaar) pakket aan het werk kunnen gaan. De tablet oplossingen van AMCS hebben wij nog niet gebruikt. Ik hoor daar goed verhalen over van gebruikers. Begin volgend jaar gaan wij kijken of we voor bepaalde delen van onze dienstverlening tabletoplossingen kunnen gaan inzetten.”
Nieuwe features
Hoe kan AMCS zich nog meer ontwikkelen als belangrijke partner? Velthuizen: “Door zich te verdiepen in onze bedrijfsprocessen en dan software ontwikkelen om die processen te ondersteunen en bepaalde zaken makkelijker te maken. Dat is volgens mij de uitdaging voor AMCS. Hoe zijn klanten als wij nog beter te ondersteunen? Opdat de software sneller draait en intuïtief werkt. Gevolg: minder fouten en kwalitatief betere dienstverlening. Dat zijn de vraagstukken die AMCS kan oplossen. Nog even over CLEAR 9.8: een nieuwe versie zal altijd getest moeten zijn. Ik denk dat wij die nieuwe versies op hun merites kunnen beoordelen. Wat betreft de nabije toekomst? Wij zijn van plan jaarlijks de meest recente versie in te nemen. Die zijn stabieler, hebben nieuwe features. Er zijn dan wel methodes nodig om die features snel zelf te kunnen implementeren. In de toekomst zou ik graag naar een SaaS-achtige omgeving willen gaan omdat ik dan minder upgrades heb. Ook zouden de beeldschermen nog meer intuïtief kunnen aansluiten bij de mensen die ermee werken. Dan gaat het korter duren om interfaces te doorgronden. Daar is nog ruimte voor verbetering.”
